Chaque documents ( devis, facture, acompte et avoir ) sont consultables en format PDF dans le mail reçu pour vous notifier qu'un document est disponible ou directement depuis votre espace.
Vous pouvez à tout moment consulter, télécharger et imprimer chaque document.
Pour cela, je connecte à mon espace et sélectionne la catégorie souhaitée : "Devis" ou "Facture".
A droite de chaque ligne le petit icône en forme d'oeuil vous permet de visionner dans l'application le document et de le télécharger si besoin mais également dans chaque page de détails.
Que signifient les versions de duplicata sur vos documents PDF (factures et devis) ?
Lorsque vous téléchargez ou imprimez une facture ou un devis au format PDF, il se peut que le document affiche la mention « Duplicata » suivie d’un numéro de version (par exemple : Duplicata n°2).
À quoi cela sert ?
La norme NF525 impose des règles strictes pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la traçabilité des documents comptables (comme les factures).
Chaque fois qu’un document est généré à nouveau (par exemple, si vous réimprimez une facture ou la téléchargez plusieurs fois), le système crée un duplicata et lui attribue un numéro de version.
Comment lire cette information ?
- Duplicata n°1 : c’est la première copie générée après l’original.
- Duplicata n°2 : c’est la deuxième copie, et ainsi de suite.
Pourquoi cette mention ?
- Transparence : Vous savez combien de fois le document a été édité ou téléchargé.
- Conformité : Cela répond aux exigences légales de la norme NF525, qui vise à lutter contre la fraude et à garantir la fiabilité des documents.
- Traçabilité : En cas de contrôle, il est facile de justifier chaque version d’un document.
Vous accédez alors au format PDF que vous pouvez imprimer et/ou archiver.
